Privacybeleid

A. Over deze privacyverklaring

Het zit in het hart van ons bedrijf: bij Pelckmans uitgevers willen we Innoveren. Inspireren. Bewegen. Verder denken. Met onze technologie, diensten en brede waaier aan producten waaronder ook digitale leermiddelen en schooladministratiesystemen willen we een persoonlijke beleving creëren voor onze gebruikers. De bescherming van jouw persoonlijke gegevens die we daarbij nodig hebben nemen we bij Pelckmans uitgevers zeer ernstig. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken, geheel in lijn met de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG of GDPR). In deze privacyverklaring leggen we onder andere uit:

1. wie we zijn
2. welke rol we opnemen bij het verwerken van persoonsgegevens
3.  welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken, waarom we dat doen en hoelang wij ze bewaren
4. welke rechten je hebt en hoe je die kan uitoefenen
5. wie je kan contacteren in geval van vragen i.v.m. deze privacyverklaring
6. met wie we bepaalde gegevens delen en waarom we dat doen

B. Wie zijn we?

Pelckmans uitgevers is een uitgeverij met vestiging aan de Brasschaatsteenweg 308, 2920 Kalmthout en ondernemingsnummer 0444.548.723. Ook volgende websites en merken behoren tot Pelckmans uitgevers (waarnaar we verwijzen als “Pelckmans uitgevers”, “we”, “wij” of “ons”):

        Websites

• www.pelckmansuitgevers.be
• www.pelckmans.be
• www.abimo.be
• www.editionspelckmans.be
• www.pelckmansportaal.be
• www.pelckmansportail.be
• basis.pelckmans.be
• zogezegd.pelckmans.be

C. Pelckmans uitgevers als verwerker

Via onze digitale leermiddelen zoals bij voorbeeld ons digitaal leerplatform Pelckmans Portaal (https://www.pelckmansportaal.be), worden wij door de diverse onderwijsinstellingen ingeschakeld in uitvoering van hun onderwijsopdracht. Zo kunnen bijvoorbeeld leerlingen/cursisten online de leerstof oefenen en kan hun voortgang opgevolgd worden door de betrokken leerkracht, die met hen in contact kan komen via het digitale leerplatform.

Op 22 mei 2018 heeft Pelckmans uitgevers de sectorafspraken onderschreven die erop gericht zijn om tussen de sector en de onderwijsinstellingen duidelijke afspraken te maken over zorgvuldige omgang met de privacy van alle betrokkenen die in contact komen met digitale leermiddelen en volgsystemen. (meer informatie op privacyinonderwijs.be)

Daarbij is overeengekomen dat Pelckmans uitgevers als “verwerker” de persoonsgegevens verwerkt en dit in opdracht van de onderwijsinstelling, die in dat verband als “verwerkingsverantwoordelijke” moet beschouwd worden.

De engagementen en verantwoordelijkheden tussen Pelckmans uitgevers als verwerker en de onderwijsinstellingen als verwerkingsverantwoordelijke, werden overeenkomstig artikel 28 alinea 3 van de AVG opgenomen in een bindende verwerkersovereenkomst, die de resultante is van een voorafgaande intentieverklaring tussen de verschillende partijen.

In de verwerkersovereenkomst worden onder meer de doeleinden opgenomen waarvoor de onderwijsinstellingen ons inschakelen om persoonsgegevens te verwerken, zoals leerlingenbegeleiding, leerlingenadministratie en het verstrekken van de digitale leermiddelen.

De diverse onderwijsinstellingen en scholen die verantwoordelijk zijn voor deze gegevens zullen alle mogelijke informatie over deze verwerkingen verschaffen aan de leerlingen/cursisten en hun ouders, de leerkrachten en Pelckmans uitgevers zal hen daarin bijstaan.

De gegevens die wij in opdracht en op instructie van de onderwijsinstellingen verwerken in het kader van de verwerkersovereenkomst, gaan wij uiteraard niet verder gebruiken voor eigen doeleinden zoals bijvoorbeeld voor direct marketing aan leerlingen/cursisten en leerkrachten.

D. Pelckmans uitgevers als verwerkingsverantwoordelijke

Er zijn ook de gevallen waarbij Pelckmans uitgevers zelf de doeleinden bepaalt en middelen kiest om persoonsgegevens te verwerken en op die manier als verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens zal optreden. We denken daarbij aan situaties waarin je een account aanmaakt om gebruik te maken van onze webshops of op een andere manier met ons in contact komt om onze producten of diensten te bestellen of wanneer we denken dat je daarin mogelijks interesse zou kunnen hebben. Of wanneer je je inschrijft op een van onze nieuwsbrieven.  Of als klant of docent je misschien een registratieformulier ingevuld hebt, online of op een event.

Of ben je auteur? Dan moeten we uiteraard met elkaar in contact komen en afspraken maken.

Het vervolg van deze privacyverklaring heeft betrekking op de relatie wij als verwerkingsverantwoordelijke hebben met jou, jij als betrokkene wiens gegevens we verwerken.

a.Pelckmans uitgevers heeft een aantal redenen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken

i.Pelckmans uitgevers moet kunnen beslissen of het contract voor het product of de dienst kan worden afgesloten

Vooraleer Pelckmans uitgevers een contract sluit, kan het zijn dat bepaalde gegevens moeten verwerkt worden om de aanvraag te behandelen en goed in te schatten. Voorbeelden daarvan zijn gegevens om je te identificeren, waaronder je leeftijd om te beoordelen of we met jou wel mogen contracteren.

ii.Pelckmans uitgevers moet een contract correct kunnen uitvoeren

Wanneer je onze producten of diensten koopt, moeten we dit natuurlijk correct administratief en boekhoudkundig kunnen afhandelen. We vragen dan ook gegevens om je te identificeren, om aan jou te kunnen leveren en om je een factuur te kunnen sturen en je betaling te verwerken. Soms moeten we je ook uitleg verschaffen over onze producten of problemen oplossen.

Voorbeelden van gegevens die we vragen zijn: je naam, geboortedatum, postcode, telefoonnummer, transactiegeschiedenis, type creditcard en creditcardgegevens.

Als je boeken of producten aankoopt in opdracht voor een school/centrum, hebben wij ook de gegevens van de school/centrum nodig en vragen we jou bijvoorbeeld welke vakken je in die school/centrum doceert. Die gegevens hebben we nodig, bijvoorbeeld om te beoordelen of jij of je school/centrum in aanmerking komt voor een kortingsprogramma. 

Om het samen te vatten: volgende gegevens hebben we van jou nodig voor het afhandelen van bestellingen en het aanbieden van kortingen: 

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Land
• Telefoon
• Adres (eventueel bijkomend leveringsadres)
• Betalingsgegevens 
• Onderwijsinstelling
• Vakgebied
• Functie

iii.Pelckmans uitgevers heeft een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van sommige gegevens

Naast de doeleinden die hierboven worden opgesomd, heeft Pelckmans uitgevers nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij houdt Pelckmans uitgevers de impact op je privacy zeer nauwgezet in de gaten en zorgt zij er in elk geval voor dat het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van Pelckmans uitgevers en de eventuele impact daarvan op je privacy niet wordt verstoord. Mocht je toch bezwaren hebben tegen die verwerkingen, dan kun je je recht van verzet uitoefenen.

Volgende situaties worden bedoeld:

1. Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen om een betwisting over een bepaald contract te kunnen ondersteunen. We hebben er een belang bij om die dus bij te houden.

2. Pelckmans uitgevers kan persoonsgegevens gebruiken om studies, marketing- en andere modellen en statistieken te maken, waarbij zo snel mogelijk de link met individuele personen wordt doorbroken. Het samenbrengen van data uit verschillende merken en vennootschappen van de Pelckmans uitgevers voor de ontwikkeling van analytische modellen maakt het mogelijk data gedreven inzichten te krijgen die Pelckmans uitgevers ondersteunen om strategische keuzes te maken inzake klantenanalyse, fraudeanalyse, procesanalyse, risicoanalyse, enz. Pelckmans uitgevers aggregeert je gegevens tot een niveau dat ze niet langer persoonsgegevens zijn.

3. Pelckmans uitgevers gebruikt ook tools om het surf- en klikgedrag op haar websites te kennen, onder meer door cookies. Op die manier hoef je eenzelfde webformulier niet twee keer in te vullen, kan je een onvoltooide bestelling afronden en kan jouw gebruikservaring op de websites optimaal verlopen. Pelckmans uitgevers zet ook een tool (Datatrics) in om data te verzamelen met als doel het verhogen van de contentrelevantie. Die tool plaatst cookies om gebruikers over verschillende bezoeken te volgen en zo de customer journey in beeld te brengen. Indien de Facebook Ads pixel en/of de Google Adwords/DoubleClick pixel op de pagina aanwezig is, zal Datatrics een aantal waarden (het segment waarin een gebruiker toebehoort, de aankoopfase en de customer journey) naar deze pixel sturen. Het betreft hier een push naar de aanwezige pixel, Datatrics slaat geen cookies noch andere data op van derde partijen. Voor het inzien, aanpassen, verplaatsen of verwijderen van de data die we verzamelen verwijzen we naar onze privacy interface: 

Ons integrale cookiebeleid kan je lezen op volgende link: cookies. De cookie specificaties vindt u terug in onze cookie declaration. 

4. Pelckmans uitgevers kan aan direct marketing doen, om je op de hoogte te houden van of aanbiedingen te doen over producten of diensten die interessant kunnen zijn voor jou, bijvoorbeeld op basis van diensten of producten die je reeds eerder van ons afnam, op basis van een actie waaraan je deelnam of op basis van andere informatie zoals de school/centrum waar je werkt en de vakken die je daar doceert Pelckmans uitgevers wil je graag ook informeren over events die zij of anderen organiseren en waarbij je baat zou hebben om die mee te maken.  Pelckmans uitgevers zal deze informatie hoofdzakelijk verschaffen via e-mail, per post of op evenementen. We hebben ook gezorgd voor tools die je toelaten te kiezen welke mails je wel of niet wil ontvangen. Jij hebt de controle.

Zou zich voordoen dat Pelckmans uitgevers  je sterk gepersonaliseerde reclame wil versturen, op basis van gecombineerde persoonsgegevens die over jou werden verzameld, dan zal Pelckmans uitgevers daarvoor je uitdrukkelijke toestemming vragen. Die toestemming kan je net zo makkelijk intrekken als je ze gaf.

Als je helemaal geen reclame wil, dan kan je je verzetten tegen elke vorm van direct marketing, bijvoorbeeld door uit te schrijven op het ontvangen van onze nieuwsbrieven.

iv.Pelckmans uitgevers moet haar wettelijke verplichtingen nakomen

Soms moeten we bepaalde gegevens gebruiken om onze verplichtingen als onderneming en uitgeverij na te komen.

E. Jouw rechten zijn gewaarborgd

Pelckmans uitgevers zorgt ervoor dat je de controle behoudt over je gegevens en dat je altijd je rechten kan uitoefenen.

Zo kan je ons inzage vragen in de gegevens die wij van jou verwerken. We geven dan een zo volledig mogelijk overzicht. Je kan vragen dat je gegevens verbeterd of vervolledigd worden. Je kan ook vragen dat alle of bepaalde gegevens verwijderd worden uit onze bestanden, indien je van oordeel zou zijn dat ze niet correct zijn bijgehouden of verwerkt. Ben je niet akkoord met de verwerkingen onder het gerechtvaardigd belang, dan kan je je daartegen verzetten tenzij wij dwingende redenen zien om zo’n verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als wij een wettelijke verplichting moeten naleven of gegevens moeten bijhouden in het kader van een geschil. Je kan in bepaalde omstandigheden ook vragen dat we jouw gegevens overdragen aan jezelf of een derde partij.

Indien je jouw rechten wil uitoefenen of daarover een vraag of klacht hebt, dan kan je dit richten aan: privacy@pelckmans.be

We zullen dan wel een aantal gegevens van jou opvragen, bijvoorbeeld je identiteitskaart, zodat we zeker zijn dat niemand anders jouw rechten probeert uit te oefenen.

Mocht je het niet eens zijn met hoe we jouw verzoek behandelen, dan kan je je richten tot de gegevensbeschermingsautoriteit (http://www.privacycommission.be). Daar kan je desnoods ook een klacht indienen.

F. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Wij bewaren gegevens slechts zolang nodig is om je te voorzien van de Pelckmans uitgevers-diensten en -producten en voor legitieme en zakelijke doeleinden die we hierboven hebben opgesomd.

Uiteraard moeten wij ook rekening houden met wettelijke bewaartermijnen en moeten bepaalde gegevens beschikbaar blijven voor de beslechting van geschillen. Rechtsvorderingen kunnen namelijk ingesteld worden tot 10 jaar na afloop van een contract.

Pelckmans uitgevers zal bijvoorbeeld een beoordeling maken met wie zij nog een actieve relatie heeft die de bewaring van persoonsgegevens rechtvaardigt. Is dat niet langer het geval, dan verwijderen we de gegevens uit onze database.

Persoonsgegevens van mogelijke nieuwe klanten gebruiken we gedurende 5 jaar tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. Dan gaat een nieuwe termijn van 5 jaar in. De prospect kan wel steeds vragen om zijn gegevens te verwijderen.

G. Pelckmans uitgevers beveiligt je gegevens en geeft ze niet zomaar door aan derden

1. Pelckmans uitgevers zorgt ervoor dat enkel personen gegevens kunnen zien als die relevant zijn om hun taken te vervullen, zoals bijvoorbeeld met jou communiceren over de uitvoering en afhandeling van onze diensten.
2. Pelckmans uitgevers verkoopt of verhuurt jouw gegevens niet aan anderen.
3. Pelckmans uitgevers neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden strikt beveiligd. Regelmatig controleren we of dit beveiligingsniveau optimaal is.
4. Aan onze verwerkers leggen we strenge voorwaarden op om het beschermingsniveau van hun toepassingen zo hoog mogelijk te maken.
5. Onze medewerkers zijn onderworpen aan strenge vertrouwelijkheidsverplichtingen. Zij krijgen training over de principes en toepassing van de privacyregels en bij het uitvoeren van hun taken moeten zij rekening houden met het intern privacybeleid dat voor iedereen werd afgekondigd.

H. Welke partijen kunnen jouw gegevens ontvangen?

1. Dienstverleners

Pelckmans uitgevers doet beroepondernemingen die in haar opdracht verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren. Pelckmans uitgevers  heeft met die verwerkers bindende afspraken gemaakt over een wettelijke, transparante en veilige verwerking van die gegevens. De verwerkingen die door verwerkers gebeuren hebben betrekking op ondersteunende functies zoals:

• Klantenbeheer
• Marketingondersteuning, marketing automation en marktonderzoek
• Financieel beheer, facturatie,  betalingen enz.
• Personeelsadministratie
• ICT-beheer van Pelckmans uitgevers
• Verwerkers die applicaties leveren om gebruikersgedrag op websites bij te houden
• Mailprogramma’s voor direct mailing
• Post- en transportdiensten

2. Partners

In het kader van specifieke samenwerkingen met bepaalde partners delen wij soms gegevens met die partners. Zo werkt Pelckmans uitgevers samen met Tenz VZW (Hubert Frère
Orbanlaan 48, 9000 Gent) voor het organiseren van opleidingen voor leerkrachten, directies en zorgverstrekkers. We geven gegevens zoals naam, adres, e-mailadres en gegevens met betrekking tot jouw beroep (school/centrum, vakgebied, functie) door aan Tenz VZW zodat zij jou trainingsprogramma’s die voor jou relevant zijn kunnen aanbieden. Onze partners mogen de gegevens enkel voor het vooropgestelde doel gebruiken, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking. 

3. Overheid en autoriteiten

Wij geven je gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht is.

I. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Pelckmans uitgevers kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op pelckmansuitgevers.be/nl/privacy.  Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert Pelckmans uitgevers je via zijn website of andere kanalen waarmee we met jou communiceren. Voor concrete vragen die verband houden met je privacy, kan je terecht op privacy@pelckmans.be.